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Jeder Sterbefall muss dem Standesamt angezeigt werden, in dessen Zuständigkeitsbereich der Tod eintrat. Die Zuständigkeit zur Anzeige eines Sterbefalls richtet sich in der Regel nach dem Ort des Ablebens (Krankenhaus, Wohnung, etc). In den meisten Fällen sind für die Anzeige das Krankenhaus, ein Hospiz, Alten- bzw. Pflegeheime oder die Polizei zuständig. In seltenen Fällen sind die Angehörigen des Verstorbenen selber anzeigepflichtig.
Den Gang zum Standesamt zur Beurkundung des Sterbefalls und um die entsprechenden Sterbeurkunden zu erhalten, übernimmt in der Regel das beauftragte Bestattungsunternehmen.
Eine Sterbeurkunde kann ausgestellt werden, sobald der Sterbefall im Sterberegister beurkundet wurde.
Wichtig ist die Sterbeurkunde beispielsweise für die Bestattung und ihre Vorbereitung (so etwa für die Einsargung und Überführung) sowie für die Nachlassabwicklung. Um gesetzliche oder private Versicherungsleistungen in Anspruch zu nehmen, benötigen Sie ebenfalls eine Sterbeurkunde.